Panggung Meeting, Perhatikan beberapa hal ini

Panggung Meeting, sesuai dengan kebutuhan acaranya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat kalian menyiapkannya. Yang perlu diperhatikan, tentu saja, dimulai dari saat merencanakan akan seperti apa desain panggungnya. Apa saja yang perlu ada di atas panggung itu ? agar tujuan utama dari diadakannya meeting tersebut dapat tercapai. Dan itu dimulai pada tahap perencanaannya.

Kondisi panggung yang ideal untuk kebutuhan meeting, diawali dengan mengetahui secara seksama mengenai pelaksanaan acara meeting tersebut. Apa saja yang dibutuhkan untuk membuat tujuan dari meeting tersebut tercapai. Pada umumnya, meeting merupakan pemaparan mengenai rencana, progress, hasil, atau mungkin evaluasi berkala yang dilakukan oleh direksi atau management. Sehingga tujuan utamanya tentu saja terletak pada penerimaan informasi dan pemahaman pada apa yang disampaikan kepada para peserta yang hadir. Oleh karena itulah, penting untuk menyediakan beberapa sarana penunjang. 

Pemaparan mengenai rencana, progress hasil atau apapun yang ingin disampaikan, biasanya memerlukan sebuah media untuk menampilkan materi presentasi. Sebuah atau dua buah screen berukuran besar, agar dapat terlihat oleh semua audiences yang hadir, merupakan sebuah keharusan. Screen dengan ansilumens yang tinggi, dengan ukuran screen yang besar, akan sangat membantu dalam proses visualisasi pemaparan pada materi yang dipresentasikan. Seperti tampak pada ilustrasi desain panggung yang kami sertakan pada artikel ini, terdapat dua buah screen di kanan dan kiri. Nggak harus dua juga sih, kalian bisa memilih untuk menempatkan satu screen saja di bagian tengah, itu juga akan sangat membantu supaya fokus audiences terletak pada satu bidang sama, yaitu di tengah. 

Nggak kalah penting, pada saat merencanakan desain sebuah panggung untuk kebutuhan meeting, kalian juga perlu menentukan ketinggian dari level panggung yang akan digunakan. Fungsinya panggung dibuat dengan ketinggian level yang berbeda dari tinggi level posisi audiences adalah supaya fokus para audiences mengarah ke titik yang lebih tinggi, tapi nggak terlalu mendongak. 40 cm untuk ukuran ketinggian panggung, dianggap sebagai ketinggian yang pas, khususnya untuk audiences yang ada di floor dalam posisi duduk. 

Backdrop yang bertuliskan tittle acara, tanggal dan tempat acara, serta logo perusahaan, juga penting untuk ditempatkan di bagian panggung. Hal ini untuk membuat tampilan pada dokumentasi baik foto ataupun video akan menjadi teridentifikasi. Jadi kalau lihat foto atau videonya, akan jelas, ini acara apa, dilangsungkan kapan dan dimananya. 

Bagian lain yang perlu dipertimbangkan untuk ditempatkan di atas panggung adalah, kursi, sofa atau meja ? Bagaimana format acaranya ? Apakah pemaparan akan dilakukan oleh individu atau berkelompok dalam format talkshow ? Diskusikan dengan yang punya kepentingan di acara ini, dengarkan secara seksama apa yang diinginkan, sehingga kalian bisa datang dengan ide - ide yang bisa memfasilitasi kebutuhan mereka.