5 Hal Yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Vendor Panggung

Dalam memilih rekanan penyedia panggung dan kebutuhan pendukungnya, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan. Ada baiknya tidak terburu - buru dalam memutuskan, karena seperti sering kami tuliskan di beberapa artikel sebelumnya, panggung merupakan area yang menjadi central dari sebuah acara, ketika terjadi masalah pada central-nya, maka, semuanya akan terpengaruh. Inilah beberapa hal yang harus diteliti dan dijadikan bahan pertimbangan sebelum memutuskan

untuk memilih mitra penyedia panggung dan pendukungnya :

1. Legalitas usaha penyedia panggung. Ini merupakan bagian yang tidak terlalu penting sebenarnya ketika kita sudah mengetahui secara personal siapa yang berperan dalam produksi panggung tersebut nantinya. Namun, kalau belum kenal sama sekali dan baru akan menjalin kerjasama, aspek legalitas menjadi prioritas utama. Dengan legalitas yang lengkap dan mendukung, tentu saja, kita merasa percaya, bahwa vendor panggung tersebut memang sudah berpengalaman dan terbukti serius dalam menjalankan usahanya. Legalitas juga akan berpengaruh dengan pembayaran dan urusan pajak. 
2. Dengan adanya legalitas yang lengkap, maka kita juga dapat mengetahui dimana domisili dari usaha panggung tersebut. Sangat disarankan untuk melakukan survey ke lokasi dimana gudang dari vendor panggung tersebut berada, disamping itu, kita juga harus mengetahui mengenai status kepemilikan barang. Dengan datang langsung ke gudang vendor panggung, maka kita dapat menyimpulkan secara singkat mengenai kepemilikan barang. Bukan tanpa sebab kita melakukan ini, jika status kepemilikan barang bukan miliknya sendiri, maka, besar kemungkinan, biaya atau harga yang diajukan menjadi lebih tinggi, karena biasanya, ada margin yang diambil dari barang milik pihak lain. 
3. Jam terbang dari vendor panggung juga penting untuk kita korek. Makin lama jam terbang yang dimiliki oleh vendor panggung tadi, tentulah akan membuat kita merasa makin percaya akan profesionalitasnya dalam pekerjaannya. Selain bisa dilakukan dengan bertanya langsung, kita juga bisa meminta beberapa nama perusahaan yang pernah bekerja sama dengan vendor panggung tersebut, dengan memberikan nama beberapa perusahaan yang pernah menggunakan jasa vendor panggung tersebut, maka kita dapat melakukan cross check ke yang bersangkutan mengenai kinerja vendor panggung yang akan kita gunakan tersebut. 
4. Ketahui juga siapa Person In Charge yang akan ditugaskan dalam produksi panggung kita, berkenalan dan berdiskusi langsung dengan PIC tersebut, akan membuat kita dapat menilai secara umum kinerja vendor panggung. Carilah PIC yang responsif, bertanggung jawab dan penuh dengan solusi ketika menghadapi masalah - masalah di lapangan. Makin mudah kita berkoordinasi dengan PIC yang bertugas, maka, akan semakin ringan juga tugas kita untuk melakukan supervisi pada saat pemasangan panggung. 
5. Yang terakhir dan pasti sepakat semuanya, kita juga harus bisa memilih vendor yang fleksibel dalam proses pembayaran. Kebanyakan vendor panggung menerapkan sistem pembayaran dengan DP 50% dan sisanya saat di hari H, namun, ada juga yang bisa fleksibel untuk langsung jalan dengan cukup, kita sebagai pengguna, menerbitkan Purchasing Order dan pembayarannya dengan termin setelah acara selesai. 

Demikianlah 5 hal yang perlu kita pertimbangkan sebelum memilih vendor panggung. Tentu saja, 5 hal ini tidak benar dan tidak salah, semuanya bergantung dari penilaian dan kondisi yang terjadi. Tentu saja, dalam proses kerjasama, diskusi dan fleksibilitas menjadi hal yang patut diutamakan, agar dapat terjalin kerjasama diantara kedua belah pihak, dan kami sangat terbuka untuk mendengarkan masukan dari teman - teman.