Demi Kelancaran Persiapan Acara, Perhatikan Hal ini sebelum memilih lokasi acara

Demi kelancaran persiapan acara, termasuk produksi panggung, penataan tata suara dan sederet kebutuhan pendukung sebuah event, sebelum kalian memutuskan akan menggelar event-nya di ballroom hotel yang mana, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan juga dipastikan. Sebenarnya, ini merupakan hal hal sederhana yang mungkin kalian sudah paham, tapi, kadang dilupakan atau disepelekan dan dianggap sudah dimengerti oleh management ballroom hotel atau function room yang kalian gunakan. Apa saja ya ? 

Kemudahan akses transportasi menuju ke lokasi acara. Perhatikan aturan - aturan lalu lintas, ada beberapa area hotel yang berlokasi di kawasan dengan peraturan lalu lintas yang cukup ketat dan membatasi. Beberapa hotel berbintang, berlokasi di jalan yang diatur dalam aturan ganjil genap. Ada juga beberapa aturan yang melarang truck melintasi jalan protokol pada jam - jam tertentu, biasanya baru boleh masuk diatas jam 10 malam. Untuk kemudahan proses loading dan unloading, ada baiknya memastikan kembali mengenai aturan - aturan tersebut, jangan sampai, karena dikejar waktu produksi yang perlu segera selesai, kalian jadi dibatasi dengan peraturan tersebut. Tanyakan kepada pihak berwenang perihal aturan tersebut, atau paling mudah adalah dengan bertanya kepada sales and marketing ballroom hotel. 

Akses loading. Beberapa hotel yang berlokasi jadi satu dengan Mall, menganut aturan jalan masuk menuju ke loading dock ballroom hotel yang sangat sulit, melewati rute pintu masuk tertentu. Selain akses masuk melalui pintu yang mana, juga perlu diperhatikan ketinggian ceiling di sepanjang akses masuk ke loading dock. Ada beberapa hotel yang akses masuk ke loading dock, memiliki tinggi yang terbatas, sehingga tidak memungkinkan dilintasi oleh truck. Termasuk dalam bagian ini, kalian juga perlu meminta surat loading, yang akan menjadi surat resmi untuk izin loading. Surat sakti ini sangatlah bermanfaat bagi vendor. 

Jadwal Loading dan Acara Sebelumnya. Hotel dengan tingkat penggunaan ballroom yang cukup tinggi, kadang membuat vendor yang akan loading perlu waktu untuk menunggu usainya bongkaran dari acara sebelumnya. Bertanyalah dengan pihak banquet atau sales and marketing dari ballroom tersebut, apakah bersamaan dengan kalian loading ada acara lainkah yang baru saja selesai dan sedang bongkaran ? Jika iya, tanyakan kembali perihal waktu bongkaran dari vendor sebelumnya. 

Jadwal Produksi. Kalian perlu membuat jadwal produksi, dihitung mundur dari waktu dimulainya acara sampai ke proses awal kalian loading. Tanyakan kepada vendor kalian, berapa lama proses loading dan set-up panggung, termasuk penyedia kebutuhan lainnya. Alokasikan waktu secara bijak agar sesama vendor tidak saling tunggu, bikin sederhana dan efektif, agar waktu persiapan dan pemasangan sesuai dengan tepat sebelum acara dimulai. Tentukan saja, kalian mau berapa lama sebelum pelaksanaan acara. 

Foto yang kami sertakan pada artikel ini adalah pada saat kami mendukung salah satu acara yang berlokasi di ballroom Novotel Mangga Dua Square. Lokasi ini, memang nggak berada di pusat kota, namun ada akses tol dan aturan lalulintas yang memungkinkan truck ikut masuk di hampir semua jam. Selain itu, route loading meskipun hotel ini jadi satu dengan mall, juga sangat mudah. Sementara, staff banquet dan security di hotel ini juga sangat kooperatif. Tapi kembalikan lagi ke pada beberapa point yang sudah kami tulis diatas.