Buat Panggung di Hotel, perhatian pada hal - hal ini

Hotel adalah tempat yang sudah sangat akrab bagi kami, khususnya area ballroom atau function room dimana sebuah acara kerap diadakan. Sampai kadang, kami sering becanda, kalau di hotel kita tidurnya di kamar paling besar :) Jika kebetulan, anda saat ini berencana untuk mengadakan sebuah acara di salah satu hotel, baik di Jakarta ataupun kota - kota lain di Indonesia, maka, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan pada saat proses produksinya nanti.

Beberapa hal tersebut adalah :

1. Hotel yang memang kerap dijadikan sebagai venue bagi sebuah acara, biasanya terlihat profesional dalam urusan skala dan dimensi. Mereka sudah pasti memiliki lay-out ruangan ballroom atau function room berikut dengan keterangan super lengkap untuk dimensi / ukuran ruangan. Bahkan, mereka juga sudah memiliki panduan, jika seating arrangement dibuat dalam format round table, class room, theater style atau apapun maka berapa jumlah maksimal daya tampungnya.
2. Jika diperlukan, meskipun tidak disarankan, tapi lebih baik dilakukan, undanglah vendor pembuat panggung dan backdrop agar mengetahui secara persis lokasi acara, penentuan titik penempatan level dan sejenisnya. Disamping itu, dengan mengundang vendor pembuat panggung, maka secara otomatis, pihak vendor dan hotel dapat bertemu, berkenalan sehingga mempermudah koordinasi di lapangan nantinya.
3. 3. Hotel yang baik untuk area acara, biasanya juga sudah memiliki modul level, yang nantinya akan digunakan sebagai basic level untuk panggung. Sesuaikan permintaan jumlah modul level dengan besarnya panggung anda. Jika belum jelas, lebih baik informasikan saja ke pihak hotel bahwa panggung anda akan berukuran panjang sekian dikalikan lebar sekian. Hotel sudah cukup paham berapa banyak yang akan ia siapkan dengan kebutuhan panjang x lebar panggung tadi.
4. Hotel yang ideal untuk sebuah event juga biasanya memiliki cadangan genset yang akan secara otomatis menyala ketika pasokan listrik utamanya mengalami gangguan. Hanya saja, biaya penggunaan genset hotel bila dibandingkan dengan menggunakan sewa genset dari luar, jauh lebih mahal, karena hotel mengenakan pajak. Selain itu, hotel yang baik untuk event, biasanya memiliki tempat dan jalur tersendiri jika menggunakan genset dari pihak luar.
5. Penentuan jarak panggung. Untuk kebutuhan jarak tembak bagi projector maka diperlukan jarak variatif sekian meter, tergantung ukuran screen yang akan anda gunakan di acara. Diskusikan hal ini dengan vendor multimedia dan pastikan kepada pihak hotel dan vendor panggung untuk memasang panggung, backdrop dan screen, agar diberikan space lebih untuk jarak tembak projector.
6. Hotel biasanya menetapkan sejumlah nominal uang kepada pengguna ruangan pre-function atau ballroom sebagai deposit, dimana dimaksudkan untuk mengamankan pihak hotel dari kerusakan yang mungkin terjadi akibat pekerjaan pembuatan panggung dan sejenisnya.
7. Mintakan kepada pihak hotel dengan jelas, mengenai jadwal loading dan produksi panggung, usahakan agar ada waktu lebih banyak untuk proses loading dan produksi, agar pihak vendor pembangunan panggung dapat bekerja maksimal.

Masih ada banyak lagi yang harus diperhatikan agar proses pembuatan panggung untuk acara anda dapat di produksi dengan baik, tapi sangat disarankan, untuk memimalisir kesalahan disamping membuat waktu anda lebih efisien, anda serahkan kepada professional dalam bidang produksi panggung. Silahkan hubungi kami di 021-7400216 atau langsung ke 087772467968.